Với mục đích số hóa các dữ liệu hộ tịch đã đăng ký trong các Sổ hộ tịch gốc, được lưu trữ tại đơn vị/địa phương từ năm 2019 trở về trước và tích hợp vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử quốc gia, nhằm lưu giữ thông tin hộ tịch của cá nhân bằng thiết bị số, trong môi trường mạng thông qua Hệ thống thông tin đăng ký, quản lý hộ tịch, được kết nối với Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của tỉnh. Đồng thời thông qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của tỉnh, Cổng dịch vụ công quốc gia, để hỗ trợ tiếp nhận, theo dõi, giải quyết trực tuyến các thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch. Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được kết nối, chia sẻ thông tin với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các cơ sở dữ liệu khác để phục vụ công tác quản lý hiện đại của ngành, địa phương.
Yêu cầu của UBND là xác định nhiệm vụ cụ thể, nội dung công việc, tiến độ, thời hạn hoàn thành và trách nhiệm chủ trì, phối hợp của các cơ quan, cá nhân liên quan. Việc số hóa phải được tiến hành đồng bộ, thống nhất từ các cơ quan làm công tác hộ tịch cấp tỉnh đến cấp xã, bao gồm: Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã. Số hóa Sổ hộ tịch cần thực hiện nghiêm túc, đầy đủ, đồng bộ các nội dung công việc theo đúng quy định của Bộ Tư pháp và Tổ công tác triển khai Đề án triển khai ứng dụng dữ liệu dân cư, định danh và xác thực điện tử, hoàn thành việc số hóa trước ngày 01/01/2025.
Các nội dung chính tại Kế hoạch thực hiện số hóa Sổ hộ tịch trên địa bàn tỉnh Quảng Nam ban hành theo Quyết định số 1959/QĐ-UBND ngày 18/9/2023 của UBND tỉnh: Rà soát, thống kê, phân loại, chỉnh lý các sổ hộ tịch được thiết lập qua các giai đoạn. Các sổ hộ tịch thực hiện số hóa gồm: Sổ đăng ký khai sinh; Sổ đăng ký kết hôn; Sổ đăng ký khai tử; Sổ đăng ký nuôi con nuôi; Sổ nhận cha, mẹ, con; Sổ đăng ký cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân; Sổ đăng ký giám hộ; Sổ đăng ký chấm dứt giám hộ; Sổ ghi chú ly hôn; Sổ đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc phải được rà soát, thống kê, phân loại thành các nhóm sổ tương ứng với các văn bản quy phạm pháp luật quy định về công tác đăng ký và quản lý hộ tịch: các sổ được lưu giữ từ 2016 đến các sổ từ năm 1975 trở về trước. Tập huấn, hướng dẫn thực hiện một số nhiệm vụ số hóa sổ hộ tịch Hướng dẫn, trang bị các kiến thức, kỹ năng thực hiện các bước, các thao tác số hóa cho công chức làm công tác hộ tịch thực hiện các nhiệm vụ số hóa, đảm bảo dữ liệu được tạo lập chính xác, đầy đủ và an toàn thông tin. Scan/chụp sổ hộ tịch Scan/chụp các Sổ hộ tịch gốc của tất cả cơ quan đăng ký và quản lý hộ tịch trên địa bàn tỉnh và tạo lập thành các file PDF riêng và nén các file PDF thành một file.zip từ các trang sổ đã được scan/chụp theo từng sổ hộ tịch gốc. Tạo lập các file excel đối với 02 loại sổ hộ tịch: Sổ đăng ký cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, sổ đăng ký nhận cha, mẹ, con của UBND cấp xã, Phòng Tư pháp, Sở Tư pháp. Tạo lập các file excel đối với 04 loại sổ hộ tịch của Sở Tư pháp và Phòng Tư pháp cấp huyện, gồm: Sổ Đăng ký khai sinh, Sổ đăng ký kết hôn, Sổ đăng ký khai tử, Sổ đăng ký nuôi con nuôi của Sở Tư pháp. Tiếp nhận dữ liệu do Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội (C06) chuyển lại cho tỉnh sau khi Công an cấp xã đã hoàn thành xong việc nhập dữ liệu từ các sổ hộ tịch của UBND cấp xã trên nền CSDLQGVDC. Cập nhật toàn bộ dữ liệu đã tiếp nhận và tạo lập được vào CSDLHTĐT Cập nhật (import) các file Excel và file .zip tương ứng của từng Sổ hộ tịch vào CSDLHTĐT sau khi đã kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của các dữ liệu hộ tịch. Nhập dữ liệu đối với các loại sổ còn lại Công chức của các cơ quan đăng ký hộ tịch sử dụng tài khoản của mình chủ động đăng nhập vào Phần mềm đăng ký khai sinh điện tử và Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung để cập nhật trực tiếp thông tin từ Sổ hộ tịch gốc và đính kèm các file PDF đã được số hóa vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc thông qua các chức năng cập nhật dữ liệu đối với các sổ hộ tịch còn lại như Sổ đăng ký giám hộ; Sổ đăng ký chấm dứt giám hộ; Sổ ghi chú ly hôn và Sổ đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc. Cuối cung là nghiệm thu kết quả thực hiện số hóa Kiểm tra số lượng file PDF và số lượng dữ liệu trong các file Excel đã được tạo lập và cập nhật vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử đưa vào sử dụng hoàn thành chậm nhất ngày 01/01/2025.
